Dokumentationstyper

Dokumentationstyper används för att styra hur och vilka bilagor som exporteras till ekonomisystemet. Det kan vara leverantörsfakturor eller dagbok till exempel.

Skapa Dokumentationstyp

1. Gå till Inställningar / Dokumentationstyper.
2. Skapa en ny dokumentationstyp eller redigera en befintlig.
3. Ge dokumentationstypen ett namn, till exempel "Öppen redovisning" eller "Inkludera levfakturor".

Inställningar på en dokumentationstyp

För varje dokumentationstyp finns ett antal inställningar som du kan aktivera eller avaktivera beroende på vad du vill inkludera i exporten. Här är en förklaring av de vanligaste inställningarna:

• Exportera publika dokument till ekonomisystem: När denna är aktiverad exporteras alla publika dokument till ekonomisystemet. Detta kan vara relevant för att inkludera exempelvis beställningar eller andra dokument på en order.

• Exportera kvittens till ekonomisystem: Aktivera denna om du vill att kvittensen från arbetsordern ska exporteras till ekonomisystemet. Kan användas om kvittensen som skickats när jobbet är klart också ska bifogas fakturan.

• Exportera leverantörsfaktura till ekonomisystem: Denna inställning gör att leverantörsfakturor kopplade till ordern eller som är invalda på fakturan skickas till ekonomisystemet.

• Exportera protokoll till ekonomisystem: Ifyllda publika protokoll på arbetsordern, då behöver de inte tas ut och sparas som PDF utan kommer med automatiskt.

• Visa påslag för resurs på kvittens: Genom att aktivera detta visas påslag för resurs (tid och material) på kvittensen om den skickas.

• Visa påslag för material på kvittens: Påslaget för material på kvittens, vanligt om man har öppen redovisning mot kunden.

• Visa tekniker på kvittens: Denna inställning gör att namnet på tekniker visas på kvittensen. Kan vara bra om man summerar flera dagar på fakturan men vill ha en tydligare spec på en bifogad kvittens.

• Skicka enkätundersökning vid export: Om man har integration till enkätundersökning så styr denna inställning om det skall skickas till kunden i samband med exporten.

Tilldela Dokumentationstyp till Kunden

Efter att dokumentationstypen har skapats, tilldelas den till respektive kund för att styra vilka dokument som ska tas med vid export. Detta görs genom att välja dokumentationstypen under Fler uppgifter på kunden.

Exportera och Skicka Dokument

När dokumentationstypen är konfigurerad och tilldelad till kunden kommer dokumenten att exporteras enligt de regler du ställt in. Det visas även att "Publika dokument kommer att exporteras" om för att visa att det kommer ske.