Arbetsorder status

Oavsett vilken typ av arbete som utförs så följer arbetsordern ett antal statusar. I SDF finns det tio tillgängliga statusar som fyller olika funktioner. Administratören i SDF styr vilka statusar som är tillgängliga för olika behörighetsgrupper vilket påverkar vilka menyval som finns i orderlistans övre vy.

En ny order får per automatik statusen Planerad

Byta status

Högst upp till höger på en order finns det en snabbknapp för nästa steg på ordern. Detta då det finns ett standardflöde i statusändringen. Här är det fem av statusarna som följer detta standardflöde. Det går att ställa in under Fakturatyper huruvida en eller flera statusar inte ska finnas med i flödet, vilket därmed påverkar vad nästa steg i flödet blir. Släcks exempelvis Attesterad så tänds istället Kvittera knappen inne på order med status Åtgärdad.

Om behörigheterna tillåter så går det också att byta status genom Byt status under de tre lodräta prickarna bredvid statusknappen. Där går det även att byta status till eventuella släckta statusar på fakturatypen.

Standardflöde

Planerad – Denna status sätts som standard vid ny order.

Aktiv – När en order accepteras så byts status till Aktiv. Om arbetsordern inte tidigare hade en tilldelad tekniker så sätts den tekniker som accepter den som ansvarig tekniker.

Åtgärdad – Sätts för att visa att ordern är klar. En vanlig inställning är att tekniker enbart har tillgång till sina aktiva orders och jobbkön vilket innebär att när ordern hamnar i status åtgärdad är den inte längre tillgänglig för teknikern att editera.

Attesterad - Används om man vill göra ytterligare en attest av arbetsordern innan den sätts till kvitterad. Kan vara att en arbetsledare attesterar i ett första steg och att arbetsordern kvitteras av någon annan.

Kvitterad – När ordern är kvitterad innebär det att den är redo för export till ekonomisystem. Den syns därmed även under Fler uppgifter / Kundfakturor / Utkast.

Exporterad - Det går inte att manuellt ändra till denna status utan sätts per automatik när en order är exporterad till externt ekonomisystem.

Övriga statusar

Utöver standardflödet så finns det ytterligare fyra statusar som går att sätta manuellt på en order. Alla statusar förutom makulerad går att byta namn på under Inställningar/Termer. Byts statusen till någon av dessa så försvinner det logiska nästa steget i statusföljden. Detta innebär att knappen för statusbyte försvinner och statusen kan endast bytas genom Byt status under de tre lodräta prickarna.

Ej planerad – Kan exempelvis användas för att visa att en order inte är inplanerad.

Utredning – Används oftast om det är något som behöver stämmas av internt eller med kund innan ordern sätts till kvitterad.

Fakturerad – Om fakturor skrivs ut från SDF i stället för via ett ekonomisystem kan denna status användas. Används annars ofta för att avsluta en order som t.ex. är garanti, och namnet sätts då förslagsvis till ”Stängd” istället.
På fakturatyper går det att ställa in huruvida detta statusbyte kräver en notering och/eller om det ska varnas om externa rader finns på ordern. Detta för att inte råka stänga fakturerbara rader. Denna notering loggas i orderns händelselogg.
Om ”Exporterad” är avmarkerat på fakturatypen kan denna status komma med i standardflödet och därmed dyka upp som knapp på kvitterade orders.

Makulerad – Om en order blivit skapad av misstag kan den sättas till Makulerad. Det är tvingande att skriva en anledning till makuleringen vilket återfinns i orderns händelselogg.

Sortering i orderlista

I orderlistan finns det snabbval för filtrering av listan baserat på status på orderna. Vilka som är tillgängliga styr behörigheterna för ”Order” i behörighetsgruppen. Nedan beskrivs hur fördelningen av statusarna ser ut i respektive snabbval, samt vilka behörigheter det är som styr vad som är tillgängligt för användaren.

Orderlista i Webbläsare

Om SDF används i en webbläsare så går det som mest att se dessa snabbval i orderlistan. Se ovan.

Åtgärdade, attesterade och utredning visar enbart de order med just den statusen. Notera att attesterade och utredning går att byta namn på under Inställningar/termer.

Mina aktiva Här visar de orders med status Planerad eller Aktiv där inloggad användare antingen är ansvarig tekniker eller deltagare.
Jobbkö Här visas de orders med status Planerad eller Aktiv där det saknas ansvarig tekniker eller deltagare.
Aktiva Här visas samtliga orders med status Planerad eller Aktiv.
Fakturerbara Här visas orders med status Kvitterad eller orders som innehåller Delfakturor och därmed är redo för fakturering.
Alla Här visas orders med alla statusar förutom makulerad.

De tre liggande prickarna ute till höger i filterrutan innehåller fler filtermöjligheter och vilka som finns tillgängliga styrs dels av användarnas behörigheter, dels av inställningar och anpassningar. Det går exempelvis att filtrera fram alla åtgärdade orders som tillhör en specifik tekniker.

Orderlista i Mobil

I mobilvyn fungerar filtrering på samma vis som i webbläsaren. Bredvid sökfältet hittas det aktiva menyvalet, i nedan exempel är det Mina aktiva som visas. Genom att klicka på den går det att byta snabbfilter och/eller ställa in andra tillgängliga filter i samma vy. 

Behörigheter som påverkar orderlistavyn

• Order/Ändra alla – Tillgängliggör alla snabbval i orderlistan och användaren kan även byta status till vilken status som helst.
• Order/Visa alla – Tillgängliggör snabbvalet Alla i orderlistan. Om inte Ändra alla är markerad så innebär detta att användaren enbart kan se orderna men inte editera dem.
• Order/Visa jobbkö - Tillgängliggör snabbval Jobbkö i orderlistan.
• Order/Visa aktiva – Tillgängliggör snabbval Aktiva i orderlistan och visar alla orders med status planerad eller aktiv.
• Order/Ändra aktiva – Kan byta status på alla aktiva orders genom nästa status enligt fakturatypen.