Aviseringsregler

Med aviseringsregler kan du ställa in automatiska meddelanden som skickas vid bestämda tidpunkter baserat på villkor du definierar. Det kan till exempel användas för att påminna tekniker om ej rapporterad tid eller informera kunder om kommande besök.

Behörighet

För att skapa och hantera aviseringsregler behöver du behörigheten Inställningar / Ändra.

Skapa en aviseringsregel

1. Gå till Inställningar
2. Välj Aviseringsregler i listan
3. Klicka på Ny för att skapa en ny regel
4. Fyll i en Beskrivning som förklarar vad regeln gör
5. Välj vilken Lista regeln ska hämta data ifrån
6. Ställ in Aviseringsvillkor och Meddelandeinställningar (se nedan)
7. Markera Aktiv för att aktivera regeln

Listor

Listan avgör vilken typ av data regeln arbetar mot. Det finns tre listor att välja mellan:

• Order - baserat på arbetsorder. Användbart för att avisera kunder om kommande besök eller påminna om ordrar i ett visst status.
• Arbetad tid - baserat på rapporterad arbetstid. Användbart för att följa upp att tid rapporterats korrekt.
• Ej rapporterad tid - visar tekniker som inte rapporterat tillräckligt med tid. Användbart för att påminna om tidrapportering.

Aviseringsvillkor

Villkoren styr när en avisering ska skickas. Du kan lägga till ett eller flera villkor som alla måste uppfyllas.

Varje villkor består av tre delar:

• Om - vilken egenskap som ska kontrolleras (t.ex. Timmar, Datum, Fakturatyp, Status)
• Operator - hur värdet ska jämföras (t.ex. Lika med, Mindre än, Större än)
• Värde - det värde som egenskapen jämförs mot (t.ex. 40, Föregående vecka, Service)

Vilka egenskaper och operatorer som finns tillgängliga beror på vilken lista du har valt.

Kontrollera villkor

Innan du aktiverar regeln kan du kontrollera villkoren genom att klicka på Kontrollera. Då visas hur många aviseringar som skulle skickas just nu baserat på de uppsatta villkoren. Det är ett bra sätt att verifiera att regeln fungerar som förväntat innan den aktiveras.

Meddelandeinställningar

Här ställer du in hur och till vem aviseringen ska skickas.

• Meddelandetyp - vilken kanal som ska användas (t.ex. E-post)
• Till - vem som ska ta emot aviseringen (t.ex. Ansvarig tekniker, Kund)
• Enligt meddelandemall - vilken meddelandemall som ska användas. Meddelandemallar hanteras under Inställningar > Meddelandemallar.
• Enligt tidpunkt - vilken tid på dagen aviseringen ska skickas
• Trigga detta - hur ofta regeln ska köras (t.ex. En gång / arbetsschema)

Skicka endast en gång / order

Om du markerar Skicka endast en gång / order skickas aviseringen bara en gång per order, även om villkoren fortsätter att uppfyllas. Det förhindrar att samma mottagare får upprepade meddelanden om samma sak.

Exempel

Exempel 1: Påminnelse om ej rapporterad tid

Skickar ett mejl till tekniker som inte rapporterat minst 40 timmar föregående vecka.

• Lista: Ej rapporterad tid
• Skicka endast en gång / order: Ja

Villkor:

• Timmar - Mindre än - 40
• Datum - Större än - Föregående vecka

Meddelande:

• Meddelandetyp: E-post
• Till: Ansvarig tekniker
• Enligt tidpunkt: 10:10
• Trigga detta: En gång / arbetsschema

Regeln skickar ett mejl varje måndag morgon till tekniker som rapporterat mindre än 40 timmar föregående vecka som en påminnelse att komplettera sin tidrapportering.

Exempel 2: Avisering till kund om kommande besök

Skickar ett mejl till kunden att en tekniker kommer nästa arbetsdag, för ordrar med fakturatypen Service.

• Lista: Order
• Skicka endast en gång / order: Ja

Villkor:

• Fakturatyp - Lika med - Service
• Startdatum - Lika med - Nästa arbetsdag
• Status - Lika med - Planerad

Meddelande:

• Meddelandetyp: E-post
• Till: Kund
• Enligt tidpunkt: 15:00
• Trigga detta: En gång / arbetsschema

Regeln skickar varje eftermiddag ett mejl till kunder som har en planerad serviceorder nästa arbetsdag, så att de kan förbereda sig inför besöket.