Förberedelser leverantörsfaktura

För att du ska få en så bra start som möjligt med leverantörsfaktura är det några förberedelser som behöver göras.

Fakturaflöden

En faktura kan komma på olika sätt, de hanteras på följande sätt i SDF:

• E-Faktura (PEPPOL) Om du idag tar emot leverantörsfakturor via PEPPOL-nätverket kommer du ha kvar samma adress, det är istället SDF som tar emot fakturorna. Har du inte redan en PEPPOL-adress sätter vi upp det.
   
• E-Faktura (VAN-Operatör) Stöds inte i SDF, använd PEPPOL istället
   
• E-Post Skapa en egen mailkorg, t.ex. faktura@foretaget.se. Skapa sedan en epost-regel som skickar vidare fakturorna till er sdf-adress. Den får du i samband med uppsättningen.
  
  Använd typen av vidarebefordring som heter "Omdirigera till" istället för "Vidarebefordra till" för att bevara ursprunglig avsändare in i SDF.
  
  OBS! Skapa ytterligare en regel för att vidarebefordra mail som är över 10MB till en annan mailkorg.
  Detta för att det inte går att ta emot mail större än 10MB.
   
• Papperspost De leverantörer som bara kan skicka via papperspost får du scanna och sedan ladda upp eller skicka till din sdf-epost-adress.

Fördelar med E-Faktura över PEPPOL

Det bästa formatet att ta emot leverantörsfakturorna är E-Faktura PEPPOL. Målet ska vara att styra om så stor del av flödet som möjligt till denna kanal. Fördelarna är bland annat:

• Säkert - Avsändare verifieras innan en faktura kan skickas, minskar risken för bluff-faktura
• Ingen tolkning - Informationen skickas direkt från avsändarens system och tolkas inte (som en pdf/scannad faktura)
• Radnivå - Artikelrader skickas med och kan användas för vidarefakturering mot slutkund

Exempel leverantörsbrev

Informera era leverantörer i tid inför övergången. Här är ett exempel på leverantörsbrev ni kan använda för att skicka. Ersätt med era uppgifter.

Vanliga frågor

Hur går övergången till SDF till?

Fakturor tas emot i två kanaler: e-post och PEPPOL.

För e-post registrerar ni själva en egen adress, till exempel faktura@foretaget.se, som vidarebefordras till er systemadress hos SDF. Då behöver ni inte be leverantörerna byta adress.

PEPPOL-adressen behåller ni – det är SDF som tar över mottagningen. Det är den avsändande leverantören som ansvarar för att fakturan levereras, men själva flytten av mottagningen bör göras samma dag, så att inga fakturor hamnar mellan det gamla och det nya flödet.

Vad läses in från en e-faktura respektive en PDF?

En e-faktura via PEPPOL läses in med artikelrader. Från en PDF läses bara beloppen på huvudnivå – inga fakturarader. Det är därför PEPPOL är det format vi rekommenderar.

Vad händer med fakturor som inte kan läsas in?

De hamnar i en felkö i leverantörsfakturavyn. Det kan vara oläsbara bilagor, eller format som inte stöds.

Upptäcks dubbletter?

Ja. Om en leverantör har skickat flera fakturor med samma fakturanummer visas en varning.

Vilket fält kopplar fakturan till rätt arbetsorder?

I första hand fältet Ert ordernummer, i andra hand beställningsnummer. Be leverantörerna fylla i ordernummer i något av dessa fält.

Vad händer om ordernummer saknas eller är felaktigt?

Då behöver arbetsordern kopplas manuellt. Om ordern redan är exporterad visas en varning, och ni får ta ställning till hur fakturan ska hanteras.

Kan systemet föreslå arbetsorder automatiskt?

Nej. Kopplingen bygger på märkningen av ordernummer på fakturan.

Kan en faktura kopplas till flera arbetsordrar?

En faktura läses in mot en order. Enskilda fakturarader kan däremot flyttas till en annan faktura.

Hur fungerar konteringsreglerna?

Reglerna ligger i nummerordning och prövas i tur och ordning – regel 1 först, sedan regel 2 och så vidare.

Kan samma leverantör konteras olika?

Ja, med hjälp av fakturatyp på ordern. Fakturatypen Kläder kan till exempel sätta kontot för inköp av kläder. Det är användbart när ni handlar flera slags varor hos samma leverantör, till exempel både kläder, verktyg och material hos grossisten.

Hur hanteras omkostnader och återkommande OH-fakturor?

Vi rekommenderar att även dessa kopplas till en order, så att de får rätt redovisningsdimensioner. Men går även att arbeta med utan order.

Stöds periodisering och ej avdragsgill moms?

Ja. Periodisering hanteras med periodiseringsmallar. Ej avdragsgill moms styrs på kontonivå, till exempel för leasing.

Vilket fält styr vem som ska attestera?

Ansvarig tekniker på arbetsordern. Välj in arbetsledaren där, så används den som referens i attestflödet.

Vad händer när fakturan rör flera ordrar med olika ansvariga?

Då styr arbetsordern på konteringsraderna vem som ska attestera.

Hur många attestmallar behövs?

Beloppsgränser och antal attestanter ställs in per attestmall. Vi rekommenderar att hålla nere antalet – normalt räcker en mall för arbetsorder och eventuellt en för omkostnader.

Hur hanteras frånvaro?

Ersättare aktiveras per anställd. Fakturan visas då hos båda attestanterna.

Krävs ny attest om något ändras?

Ja. Ändras kontering, order eller attestant skickas fakturan ut på en ny attestrunda.

När överförs fakturan till ekonomisystemet?

Exporten körs var tionde minut och tar med de fakturor som är slutattesterade. Fakturans PDF följer med till ekonomisystemet.

Vilket system äger registren?

Konton har ekonomisystemet som master och kan importeras till SDF. För leverantörer och projekt är SDF med fördel master.

Vad händer om överföringen till ekonomisystemet misslyckas?

Fakturan visas i en egen kö i listan över leverantörsfakturor, med orsaken angiven. Nya försök görs automatiskt, så samma faktura registreras inte två gånger.

Vad händer med fakturor som redan är öppna i ekonomisystemet vid start?

De påverkas inte, eftersom de inte läses in i SDF.

När blir inköpsbeloppet synligt på arbetsordern?

Det är valbart: vid ankomst, vid attest, vid slutattest eller manuellt. Vid attest är det vanligaste valet.

Vad händer om fakturan flyttas till en annan order?

Konteringsraderna följer med till den nya ordern.

Hur hanteras flera organisationsnummer?

Med filialer i programmet, en per organisationsnummer.

Delas inställningarna mellan bolagen?

Ja. I en filialinstallation är konteringsregler, fördelningsmallar, attestmallar och integrationer inte styrda per bolag, utan används gemensamt.

Hur hanteras rättning av en exporterad leverantörsfaktura?

Om en faktura är exporterad, då kan ett rättningsverifikat göras och orderraderna flyttas även till rätt order, under förutsättning att de inte är exporterade.