För att du ska få en så bra start som möjligt med leverantörsfaktura är det några förberedelser som behöver göras.
Fakturaflöden
En faktura kan komma på olika sätt, de hanteras på följande sätt i SDF:
- E-Faktura (PEPPOL) Om du idag tar emot leverantörsfakturor via PEPPOL-nätverket kommer du ha kvar samma adress, det är istället SDF som tar emot fakturorna. Har du inte redan en PEPPOL-adress sätter vi upp det.
- E-Faktura (VAN-Operatör) Stöds inte i SDF, använd PEPPOL istället
- E-Post Skapa en egen mailkorg, t.ex. faktura@foretaget.se. Skapa sedan en epost-regel som skickar vidare fakturorna till er sdf-adress. Den får du i samband med uppsättningen.
Använd typen av vidarebefordring som heter "Omdirigera till" istället för "Vidarebefordra till" för att bevara ursprunglig avsändare in i SDF.
OBS! Skapa ytterligare en regel för att vidarebefordra mail som är över 10MB till en annan mailkorg.
Detta för att det inte går att ta emot mail större än 10MB.
- Papperspost De leverantörer som bara kan skicka via papperspost får du scanna och sedan ladda upp eller skicka till din sdf-epost-adress.
Fördelar med E-Faktura över PEPPOL
Det bästa formatet att ta emot leverantörsfakturorna är E-Faktura PEPPOL. Målet ska vara att styra om så stor del av flödet som möjligt till denna kanal. Fördelarna är bland annat:
- Säkert - Avsändare verifieras innan en faktura kan skickas, minskar risken för bluff-faktura
- Ingen tolkning - Informationen skickas direkt från avsändarens system och tolkas inte (som en pdf/scannad faktura)
- Radnivå - Artikelrader skickas med och kan användas för vidarefakturering mot slutkund
Exempel leverantörsbrev
Informera era leverantörer i tid inför övergången. Här är ett exempel på leverantörsbrev ni kan använda för att skicka. Ersätt med era uppgifter.
Till: [Leverantörens namn] Hej, För att säkerställa en snabb och effektiv hantering av fakturor tar [Ditt företags namn] endast emot elektroniska fakturor. Observera att PDF inte räknas som en elektronisk faktura. [Ditt företags namn]
Regler för leverantörsfakturor
Om ni saknar ett giltigt ordernummer, vänligen kontakta er beställare hos oss innan fakturan skickas. Vi uppskattar ert samarbete och ser fram emot att ta emot era fakturor enligt dessa riktlinjer. Har ni några frågor, tveka inte att kontakta oss. Med vänliga hälsningar, |
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.