Skapa avtal med aggregat och fasta besök från offert

I SDF kan man från en godkänd offert automatiskt skapa upp ett avtal tillsammans med aggregat och fasta besök. Det är särskilt användbart när man ska offerera ett serviceavtal på flera aggregat med underhållsservice. Hela flödet hanteras via offerten — från kunduppgifter och anläggning till aggregat och besöksschema — och allt skapas upp automatiskt när offerten godkänns.

Förutom avtal kan man även skapa ordrar och projekt från offerter, men i denna artikel går vi igenom avtalsflödet.

Förberedelser: Skapa en offerttyp

Innan man börjar skapa offerter behöver en offerttyp förberedas med rätt inställningar. Detta görs vanligtvis en gång av en administratör.

1. Gå till Inställningar > Offerttyper och skapa en ny offerttyp eller redigera en befintlig.
2. Under inställningen Skapa, välj Avtal. Detta anger att offerttypen ska skapa ett avtal vid godkännande.
3. Bocka i Skapa aggregat och välj hur aggregaten ska skapas:
   • Från aggregat — aggregaten skapas utifrån de aggregat som läggs upp på offerten.
   • Från offertrader — aggregaten skapas utifrån offertens rader.
4. Bocka i Skapa fasta besök för att automatiskt skapa fasta besök kopplade till avtalet.
5. Valfritt: Bocka i Skapa efter godkänt om avtalet ska skapas automatiskt direkt när offerten godkänns, utan att man behöver klicka på en knapp.
6. Valfritt: Bocka i Skapa villkorsrader om villkorsrader ska följa med till avtalet.
7. Spara offerttypen.

Skapa en offert

När offerttypen är förberedd kan man börja skapa offerter.

1. Gå till Offerter och klicka på Ny.
2. Välj den offerttyp som har förberetts för avtal med aggregat och fasta besök.
3. Fyll i kund och anläggning:
   • Om kunden redan finns i systemet — välj kund och anläggning i respektive fält.
   • Om kunden inte finns — fyll i kunduppgifter och anläggningsuppgifter direkt i offerten. Kund och anläggning skapas automatiskt när offerten godkänns.
4. Fyll i övriga uppgifter som offertnamn, säljare och giltighetstid.
5. Spara offerten.

Lägg upp aggregat

På offerten lägger man upp de aggregat som ska ingå i serviceavtalet. Dessa är förberedda och skapas inte förrän offerten godkänns.

1. Öppna offerten och gå till sektionen för aggregat.
2. Klicka på Ny för att lägga till ett aggregat.
3. Fyll i uppgifter som typ, nummer, namn och placering.
4. Upprepa för alla aggregat som ska ingå.

Lägg upp fasta besök

Fasta besök anger schemat för den återkommande servicen. Precis som aggregaten är dessa förberedda och skapas först när offerten godkänns.

1. I sektionen för fasta besök, klicka på Ny.
2. Välj typ av fast besök.
3. Ange intervall och intervalltyp (t.ex. var 3:e månad).
4. Ange startdatum för första besöket.
5. Koppla fasta besök till rätt aggregat.

Godkänn offerten och skapa avtalet

När offerten är komplett och kunden har accepterat skickar man offerten vidare till godkännande.

1. Ändra offertens status till Klar - fick order.
2. Om inställningen Skapa efter godkänt är aktiverad på offerttypen skapas avtalet automatiskt. Annars klickar man på knappen Skapa avtal.
3. Systemet skapar nu automatiskt:
   • Avtalet med tillhörande avtalsrader.
   • Kund och anläggning, om de inte redan fanns i systemet.
   • Aggregat kopplade till avtalet.
   • Fasta besök enligt det uppsatta schemat.
4. Det skapade avtalet öppnas och man kan granska att allt ser korrekt ut.

Sammanfattning

Genom att förbereda en offerttyp med rätt inställningar kan säljare snabbt skapa offerter för serviceavtal utan att behöva lägga upp kunder, anläggningar, aggregat och fasta besök separat. Allt hanteras via offerten och skapas automatiskt vid godkännande, vilket sparar tid och minskar risken för fel.