Traktamente och Utlägg

Den här artikeln ger en översikt över hur ni hanterar traktamente och utlägg i SDF: från att medarbetaren registrerar resan eller kvittot till attest, bokföring och utbetalning via lön.

Både traktamente och utlägg kopplas till en order, så att kostnaden hamnar på rätt jobb. Om medarbetaren är ute på en tjänsteresa kan båda kopplas till resan, så att du ser alla kostnader för resan på ett ställe.

Begrepp

• Tjänsteresa – en resa i tjänsten med syfte, besöksadress, avresa och hemkomst. Traktamente registreras alltid mot en tjänsteresa.
• Traktamente – skattefri ersättning för ökade levnadskostnader under tjänsteresan. SDF räknar ut beloppet enligt Skatteverkets schablonbelopp, med avdrag för måltider som ingått.
• Utlägg – ett köp som medarbetaren gjort i tjänsten, med egna pengar eller med företagskort, till exempel parkering, hotell eller en måltid.
• Utläggstyp – avgör hur ett utlägg konteras, till exempel vanligt utlägg, måltid eller friskvård.
• Attestmall – bestämmer vilka som ska godkänna ett utlägg.
• Löneart – styr hur traktamente och utlägg förs över till lönesystemet.

Så skiljer de sig åt

Artiklar om traktamente och utlägg
Klicka på den blå länken för att hitta artiklarna om utlägg

• Traktamente – hur tjänsteresa, traktamente, attest och lön hänger ihop, och vad som behöver vara uppsatt innan ni börjar.
• Registrera traktamente – så skapar du en tjänsteresa och registrerar traktamente för en eller flera dagar.
• Så beräknas traktamente – belopp per typ, avdrag för måltider, kostförmån och ett räkneexempel.
• Utlägg – vad ett utlägg är, utläggets gång från kvitto till utbetalning och vilka behörigheter som finns.
• Registrera ett utlägg – så laddar du upp ett kvitto, fyller i utlägget och rapporterar det.
• Attestera utlägg – så granskas, konteras och attesteras ett utlägg, och hur kostnaden hamnar på ordern.
• Bokföra och betala ut utlägg – så bokförs godkända utlägg och betalas ut via lön eller som direktbetalning.
• Inställningar för utlägg – utläggstyper, attestmallar, konton, artiklar och företagskort.

Med traktamente i SDF kan dina anställda registrera ersättning för tjänsteresor direkt på ordern. SDF räknar ut beloppen enligt Skatteverkets regler, drar av för måltider och skickar raderna vidare till attest och löneexport.

Så hänger det ihop

• Tjänsteresa – varje resa registreras som en tjänsteresa med syfte, besöksadress, avresa och hemkomst. Resan kopplas till en order.
• Traktamente – registreras på orderns rader, en dag i taget eller för en hel period. Varje dag blir en orderrad som kopplas till tjänsteresan.
• Attest och lön – traktamentsraderna attesteras tillsammans med övrig rapporterad tid och följer med i löneunderlaget.

Utlägg som görs under resan kan kopplas till samma tjänsteresa, så att du ser alla kostnader för resan på ett ställe.

Innan du börjar

För att kunna använda traktamente behöver några saker vara på plats:

1. Slå på Utökat stöd för traktamente under Inställningar > Anpassningar (finns i gruppen Utlägg).
2. Ge användarna behörigheten Visa traktamente i deras behörighetsgrupp. För att registrera traktamente behöver användaren också kunna ändra order.

3. Se till att det finns aktiva artiklar kopplade till lönearterna för traktamente. SDF använder en artikel per typ av traktamente:

   • Inrikes helt traktamente – skattefri (heldag)
   • Inrikes halvt traktamente – skattefri (halvdag)
   • Inrikes reducerat traktamente (resor över tre månader och över två år)
   • Inrikes nattraktamente – skattefri

   Löneart väljer du på artikeln under Register > Artiklar. Saknas en artikel får du ett felmeddelande när du försöker registrera traktamente. Tänk på att Lönearten kan ligga som inaktiv. Den aktiveras då via Inställningar > Löneavtal > Visa inaktiva.

4. Om ni använder löneavtal: bestäm om traktamentet ska följa Skatteverkets schablonbelopp eller era egna belopp. Läs mer i Så beräknas traktamente.

Vad ändras när utökat stöd är påslaget?

• Menyvalet Traktamente blir tillgängligt under Ny rad på orderns rader.
• Widgeten Tjänsteresor kan visas i Min översikt, och tjänsteresor visas på den anställdas kort.
• Rader med en artikel vars löneart tillhör kategorin Tjänsteresa måste kopplas till en tjänsteresa. Annars visas meddelandet Tjänsteresa krävs för denna löneart.
• Rader för milersättning som registreras medan den anställda har en pågående tjänsteresa kopplas automatiskt till resan.

Traktamente registreras på en order och kopplas alltid till en tjänsteresa. Du anger resans tider och vilka måltider som ingått, och SDF föreslår rätt typ av traktamente för varje dag.

Skapa en tjänsteresa

Du kan skapa en tjänsteresa på flera sätt:

• Via plusknappen i widgeten Tjänsteresor i Min översikt.
• Direkt i dialogen för traktamente, med knappen Skapa tjänsteresa under fältet för tjänsteresa.

Ange order, syfte, avresa (datum och tid) och gärna besöksadress. Hemkomst fyller du i när resan är klar – en resa utan hemkomst räknas som pågående.

Registrera traktamente för en period

1. Öppna ordern och gå till raderna.
2. Klicka på pilen bredvid Ny rad och välj Traktamente.
3. Kontrollera order och välj Tjänsteresa. Om du har en tjänsteresa på ordern väljs den automatiskt.
4. Välj Restid: Normal, Över tre mån eller Över två år. SDF byter själv till reducerat traktamente när resan passerat tre månader respektive två år, räknat från tjänsteresans avresa.
5. Ange första och sista dagen. Markera Avresa om första dagen är dagen du reste hemifrån och Hemkomst om sista dagen är dagen du kom hem, och fyll i klockslag. Klockslagen avgör om dagen blir hel- eller halvdag.
6. Välj för Frukost, Lunch och Middag om måltiden ingått: Ingick ej, Ingick i hotellpris, Betalt av arbetsgivaren eller Ingick i representation.
7. Välj Boende: Betalt av arbetsgivaren eller Ordnat själv.
8. Klicka på Detaljer. Nu visas en lista med varje dag, dess typ av traktamente och valda måltider.
9. Justera måltider och boende för enskilda dagar vid behov, och klicka på Registrera.

Om du redan har registrerat traktamente på tjänsteresan föreslår SDF att nästa registrering börjar dagen efter senast rapporterade traktamente. Det datumet visas också på tjänsteresan som Senast rapporterat traktamente.

Hel- och halvdag

• Avresedagen blir en Halvdag om du reser kl. 12.00 eller senare.
• Hemkomstdagen blir en Halvdag om du är hemma före kl. 19.00.
• Övriga dagar blir Heldag.
• Vid resor över tre månader eller två år finns inga halvdagar. En sådan dag får typen Inget, men nattraktamente kan fortfarande betalas ut.
• En resa där avresa och hemkomst sker samma dag ger inget traktamente.

Frukost på avresedagen sätts automatiskt till Ingick ej, eftersom den sällan ingår. Du kan ändra det under Detaljer.

Nattraktamente

Om du väljer Ordnat själv för boendet registreras även nattraktamente för varje natt. Hemkomstdagen ger inget nattraktamente.

Följ upp tjänsteresan

Öppna en tjänsteresa från Min översikt eller från den anställdas kort för att se orderrader och utlägg som hör till resan. I menyn finns Öppna arbetsorder och Rapporter, där du kan ta ut en reseräkning för resan.

SDF varnar på tjänsteresan om något behöver åtgärdas, till exempel:

• Tjänsteresa är inte avslutad (hemkomstdatum saknas)
• Personen har redan en pågående tjänsteresa som inte är avslutad
• Tjänsteresa saknar arbetstid – vardagar under resan utan rapporterad tid
• Tjänsteresa innehåller oreducerat traktamente – fullt traktamente har registrerats efter att resan passerat tre månader
• Tjänsteresa innehåller oreducerat resetillägg – enligt reduceringsregler i den anställdas löneavtal

Om något blivit fel

Traktamentet registreras som vanliga orderrader. Om en dag blivit fel tar du bort raden och registrerar dagen på nytt med rätt uppgifter.

Ett löneavtal beskriver hur medarbetarnas arbetade tid ska fördelas på olika lönearter, till exempel ordinarie tid, övertid och OB-tillägg, och styr samtidigt hur traktamente och andra tjänsteresekopplade lönearter räknas och reduceras. Den här artikeln beskriver löneavtalet och hur det hänger ihop med tjänsteresor och traktamente.

Vad är ett löneavtal?

Ett löneavtal sätts upp under Inställningar > Löneavtal och motsvarar oftast ett kollektivavtal. Varje anställd kopplas till ett löneavtal under fliken Lön på den anställdas kort. När en medarbetare rapporterar arbetad tid används löneavtalet för att avgöra vilken löneart varje del av tiden ska bokas på. Syns inte menyvalet Löneavtal hos er behöver funktionen aktiveras av SDF.

Ett löneavtal har:

• Namn på avtalet.
• Normtid – antal timmar per vecka innan arbetad tid räknas som övertid.
• Traktamente enligt Skatteverkets schablonbelopp – styr hur traktamente betalas ut, se nedan.
• Ett antal rader som beskriver vilken löneart som ska användas för olika tider och dagar.

Löneavtalets rader

Varje rad definierar ett tidsintervall, en dagtyp och vilken löneart arbetad tid inom det intervallet ska bokas på:

• Från och Till – tidsintervallet raden gäller för, till exempel 06:00–22:00.
• Dag – Alla, Lördag eller Söndag (röd dag). Söndag omfattar även svenska röda dagar.
• Lönart – lönearten som ska användas, till exempel ett OB-tillägg kvällstid.

Rader sätts upp separat för ordinarie tid och för övertid, så att till exempel kvällsarbete kan ge OB-tillägg både före och efter att övertidsgränsen (Normtiden) för veckan har passerats. De 24 timmarna på dygnet måste vara helt täckta av rader, utan luckor eller överlapp, för både ordinarie tid och övertid. SDF visar en varning direkt på löneavtalet om schemat inte går ihop.

Rader med en löneart av kategorin Tjänsteresa kan också få:

• Reducering efter antal dagar – efter hur många dagar in i tjänsteresan lönearten ska reduceras, till exempel resetillägg som sänks efter en tid på resande fot.
• Reduceringsfaktor – hur stor andel av beloppet som betalas ut efter reduceringen.
• Maxantal per dag – ett tak för hur mycket av lönearten som får rapporteras per dag och medarbetare, till exempel max antal mil.

Effekt på traktamente

Inställningen Traktamente enligt Skatteverkets schablonbelopp på löneavtalet avgör vilket belopp medarbetaren får i traktamente:

• Markerad – medarbetaren får Skatteverkets skattefria schablonbelopp, med avdrag för måltider. Ett eventuellt högre pris på traktamentsartikeln används inte. Detta gäller också medarbetare utan löneavtal.
• Ej markerad – medarbetaren får det pris som står som inköpspris på traktamentsartikeln. Är priset högre än det skattefria beloppet läggs mellanskillnaden till som skattepliktigt traktamente. Samma sak gäller nattraktamente.

Se Så beräknas traktamente för räkneexempel på hur avdrag för måltider görs.

Utöver traktamentet kan löneavtalet reducera andra tjänsteresekopplade lönearter, till exempel resetillägg, via Reducering efter antal dagar och Reduceringsfaktor på löneavtalsraden. Det är en egen inställning per lönart och kollektivavtal, skild från Skatteverkets regel om reducerat traktamente efter tre månader respektive två år som beskrivs i Registrera traktamente och alltid gäller traktamentet.

Varningar och meddelanden

• Saknar en medarbetare löneavtal går det inte att avsluta eller ändra ett arbetspass förrän ett löneavtal är valt på den anställda.
• Täcker löneavtalets rader inte hela dygnet, eller överlappar de varandra, visas ett felmeddelande vid tidrapportering och löneavtalet behöver justeras.
• Har en rad ett Maxantal per dag stoppas registrering av rader som skulle göra att taket för den lönearten och dagen överskrids.
• På tjänsteresan varnar SDF om en löneart med Reducering efter antal dagar borde ha reducerats men fortfarande rapporteras till fullt belopp, se Tjänsteresa innehåller oreducerat resetillägg i Registrera traktamente.

SDF räknar ut traktamentet utifrån Skatteverkets schablonbelopp för det år resan gäller, med avdrag för måltider som ingått. Här ser du hur beloppen tas fram och hur de går vidare till lön.

Belopp per dag

Utgångspunkten är Skatteverkets skattefria belopp för en hel dag inrikes. För 2026 är det 300 kr. Övriga typer räknas som en andel av det beloppet:

Avdrag för måltider

När en måltid ingått minskas dagens traktamente med en andel av dagens belopp:

• Frukost: 20 %
• Lunch: 35 %
• Middag: 35 %

Avdraget görs oavsett om måltiden ingått i hotellpriset, betalats av arbetsgivaren eller ingått i representation. Om måltiden i stället räknas som kostförmån läggs också en förmånsrad till, så att lönesystemet kan förmånsbeskatta den:

• Frukost som Betalt av arbetsgivaren.
• Lunch eller middag som Ingick i hotellpris eller Betalt av arbetsgivaren.

Måltider som Ingick i representation, och frukost som ingick i hotellpriset, ger avdrag men ingen kostförmån.

Räkneexempel

En anställd reser måndag kl. 07.00 och kommer hem onsdag kl. 17.00 (2026). Hotellet betalas av arbetsgivaren och frukost ingår i hotellpriset. Övriga måltider ingår inte.

• Måndag: avresa före kl. 12 ger heldag, 300 kr. Frukost räknas inte på avresedagen. Summa 300 kr.
• Tisdag: heldag 300 kr minus frukost 60 kr (20 %). Summa 240 kr.
• Onsdag: hemkomst före kl. 19 ger halvdag, 150 kr, minus frukost 30 kr (20 % av 150 kr). Summa 120 kr.

Totalt blir det 660 kr i skattefritt traktamente. Eftersom arbetsgivaren betalar boendet blir det inget nattraktamente, och eftersom frukosten ingick i hotellpriset blir det ingen kostförmån.

Schablonbelopp eller egna belopp

Om ni använder löneavtal styr inställningen Traktamente enligt skatteverkets schablonbelopp på löneavtalet (under Inställningar > Löneavtal) vilket belopp som betalas ut:

• Markerad – den anställda får Skatteverkets skattefria belopp, med avdrag för måltider. Detta gäller också anställda utan löneavtal.
• Ej markerad – den anställda får det belopp som står som inköpspris på traktamentsartikeln. Om det är högre än det skattefria beloppet läggs mellanskillnaden till som skattepliktigt traktamente. Samma sak gäller nattraktamente.

Kostnad och pris på ordern

Varje traktamentsrad får en kostnad som motsvarar summan av traktamente och avdrag för dagen. Om orderns prissättning bygger på kostnad räknas även priset om. Beloppen avrundas till hela kronor.

Attest och löneexport

1. Traktamentsraderna attesteras tillsammans med övrig rapporterad tid under Fler funktioner > Arbetad tid.
2. När du väljer Exportera lön följer traktamente, måltidsavdrag, kostförmån och eventuellt skattepliktigt traktamente med som separata lönearter i lönefilen. Oattesterade rader tas inte med.

Kontrollera att lönearterna för traktamente under Inställningar > Lönearter stämmer med de lönearter som används i ert lönesystem.