Utlägg

Med utlägg i SDF registrerar medarbetarna sina kvitton direkt mot en order. Utlägget attesteras, konteras och bokförs, och betalas sedan ut via lön eller som direktbetalning.

Vad är ett utlägg?

Ett utlägg är ett köp som en medarbetare gjort i tjänsten, till exempel material, parkering, hotell eller en måltid. Köpet kan vara betalt med egna pengar (Eget utlägg) eller med företagets kort (Företagskort). Varje utlägg kopplas till en order, så att kostnaden hamnar på rätt jobb och kan faktureras vidare till kunden.

Du hittar utläggen under Fler funktioner > Utlägg. Dina egna utlägg syns också på Min översikt, och du kan lägga till ett utlägg direkt från en order.

Utläggets gång

1. Skapat – medarbetaren laddar upp kvittot och fyller i uppgifterna.
2. Rapporterat – medarbetaren har rapporterat utlägget. Det här steget används bara om ni har inställningen för registrering av utlägg påslagen.
3. Registrerat – utlägget är granskat och skickat på attest.
4. Godkänt – alla attestanter har godkänt utlägget. Kostnaden läggs som en rad på ordern.
5. Verifikat skapat – ett bokföringsverifikat har skapats, eller så har utlägget markerats som manuellt bokfört.
6. Klart – utlägget är utbetalt via lön eller som direktbetalning. Utlägg med företagskort blir klara så fort de är bokförda.

Ett utlägg som tas bort får status Borttaget.

Behörigheter

Vad en användare får göra med utlägg styrs av behörigheterna i gruppen Utlägg:

• Visa – ger tillgång till menyvalet Utlägg. Användaren ser sina egna utlägg och de utlägg hen ska attestera.
• Visa alla – ger tillgång till alla utlägg och fler filter i listan.
• Ändra – användaren kan skapa, ändra och rapportera sina egna utlägg samt attestera eller avslå utlägg där hen är attestant.
• Ändra rapporterade – användaren kan registrera rapporterade utlägg.
• Ändra alla – för administratörer och ekonomiansvariga. Användaren kan ändra alla utlägg, byta attestmall, tvinga igenom godkännanden, återställa utlägg, skapa verifikat och göra utbetalningar.

Läs mer

• Registrera ett utlägg
• Attestera utlägg
• Bokföra och betala ut utlägg
• Inställningar för utlägg

Om medarbetaren är ute på tjänsteresa kan utlägget kopplas till resan. Traktamente beskrivs i artikeln Traktamente.

Här beskrivs hur du laddar upp ett kvitto, fyller i utlägget och rapporterar det för attest.

Ladda upp kvitto

1. Gå till Fler funktioner > Utlägg och klicka på Ladda upp. Du kan också använda Ladda upp under Utlägg på Min översikt, eller välja Utlägg i pilmenyn vid Ny rad på en order. Då är ordern redan ifylld.
2. Lägg till en eller flera kvittobilder. Det går att ladda upp bilder (till exempel JPG, PNG eller HEIC från mobilen), PDF-filer och e-post. Varje fil blir ett eget utlägg.
3. Fyll i Beskrivning. Beskrivningar du använt tidigare föreslås i listan.
4. Välj Order. Du kan bara välja aktiva order.
5. Välj Utläggstyp, till exempel parkering, hotell eller måltid. Utläggstypen avgör hur utlägget konteras.
6. Om du har ett företagskort väljer du under Köpt via om köpet gjordes som Eget utlägg eller med Företagskort.
7. Om utlägget hör till en tjänsteresa kan du välja resan.
8. Klicka på OK. Utlägget skapas och öppnas.

Automatisk tolkning av kvittot

När kvittot är uppladdat läser SDF automatiskt av belopp, moms, dricks och inköpsställe. Så länge tolkningen pågår visas Tolkning pågår... på utlägget. Kontrollera alltid uppgifterna mot kvittot. Belopp som du själv redan har fyllt i skrivs inte över.

Datum sätts till dagens datum när utlägget skapas, men du kan ändra det.

Fyll i och kontrollera uppgifterna

• Beskrivning, Order, Datum och Inköpsställe.
• Typ av utlägg – utläggstypen.
• Belopp totalt inkl moms – det belopp du faktiskt betalade.
• Varav moms – momsbeloppet som står på kvittot.
• Öresavrundning – används när det betalda beloppet är avrundat jämfört med kvittots summa (se exemplet nedan).
• Varav dricks – visas för måltider.
• Valutakod och Valutakurs – visas om ni använder valuta på utlägg. När du väljer valuta hämtas den senaste kursen automatiskt, och du kan justera den.
• Notering – valfri kommentar.

Under Fler uppgifter kan du lägga till fler bilagor till utlägget.

Exempel: öresavrundning

På kvittot står 79,80 kr plus 19,95 kr i moms, alltså 99,75 kr. Du betalade kontant 100 kr.

• Belopp totalt inkl moms: 100,00
• Varav moms: 19,95
• Öresavrundning: 0,25

Konteringen blir 79,80 kr på kostnadskontot och 19,95 kr i moms. Öresavrundningen på 0,25 kr bokförs utan moms på företagets avrundningskonto, och medarbetaren får tillbaka 100 kr. Om du i stället betalade mindre än kvittots summa anger du öresavrundningen som ett negativt belopp.

Måltider och deltagare

Om utläggstypen är en måltid visas en lista med Deltagare. Du läggs till automatiskt. Lägg till övriga deltagare och ange vilket företag de tillhör. Skriv namnet och tryck Enter för att lägga till nästa. Alla deltagare måste vara kopplade till ett företag innan utlägget kan rapporteras.

Utifrån antalet deltagare och fördelningen mellan mat och alkohol räknar SDF ut hur stor del av momsen som är avdragsgill, enligt reglerna för representation. När utlägget bokförs bifogas deltagarlistan till verifikatet.

Rapportera utlägget

Klicka på Rapportera när allt är ifyllt. Utlägget kan inte rapporteras om något av följande saknas eller är fel:

• Utläggstyp, beskrivning, datum, belopp eller momsbelopp saknas.
• Ordern saknas eller är stängd.
• En måltid saknar deltagare, eller någon deltagare saknar företag.
• Datumet ligger inom en låst period.

När utlägget är rapporterat kan du inte längre ändra det. Så länge utlägget har status Skapat kan du ta bort det via menyn.

Här beskrivs hur ett rapporterat utlägg granskas, konteras och attesteras, och hur kostnaden hamnar på ordern.

Registrering (valfritt steg)

Om ni har slagit på inställningen Registrering av utlägg får utlägget först status Rapporterat. En användare med behörigheten Ändra rapporterade hittar dessa utlägg under snabbfiltret Rapporterade. Hen kontrollerar uppgifter och kontering och klickar sedan på Registrera. Först då skickas utlägget på attest.

Utan den inställningen går utlägget direkt till attest när medarbetaren rapporterar det.

Kontering

När utlägget rapporteras skapas konteringsrader utifrån utläggstypen. Raderna får konto, momssats samt resultatenhet och kostnadsbärare från ordern. Under Kontering kan du ändra, lägga till och ta bort rader så länge utlägget är rapporterat eller registrerat.

Om du ändrar belopp eller utläggstyp får du frågan om raderna ska uppdateras enligt konteringsmallen. Rader du lagt upp manuellt försvinner då. Om raderna inte stämmer med utläggets belopp visas en varning: Matchar ej utläggets totalbelopp eller Matchar ej utläggets momsbelopp.

Attestera

Vilka som ska attestera styrs av attestmallen. Utlägget använder den attestmall som valts på utlägget, annars filialens standardattestmall för utlägg. Attestanter och status visas under Attest på utlägget.

1. Gå till Fler funktioner > Utlägg och välj snabbfiltret Mina att attestera.
2. Öppna utlägget och kontrollera kvitto, belopp och kontering.
3. Klicka på Godkänn och bekräfta. Nästa utlägg i listan öppnas automatiskt.

Vid sista attesten kontrolleras att konteringsraderna stämmer med utläggets totalbelopp och momsbelopp. Utlägget får då status Godkänt.

En användare med behörigheten Ändra alla kan kryssa i Tvinga igenom godkännande för att godkänna utlägget direkt, även om fler attestanter återstår. Vid sista godkännandet av ett eget utlägg kan hen också välja utbetalning: Direktbetalning eller Via lön.

Om ni vill få en notis när det finns utlägg att attestera eller registrera kan ni prenumerera på Utlägg att attestera och Utlägg att registrera.

Avslå

Klicka på Avslå och ange en orsak. Utlägget skickas tillbaka till medarbetaren med status Skapat, och orsaken läggs till i noteringen. Konteringen och attesten nollställs, och medarbetaren kan rätta utlägget och rapportera det igen.

En användare med behörigheten Ändra alla kan också använda Återställ i menyn för att föra tillbaka ett utlägg till status Skapat.

Kostnaden på ordern och vidarefakturering

När utlägget är godkänt skapas en materialrad på ordern med filialens artikel för utlägg. För friskvård används artikeln för friskvård om en sådan finns. Raden får utläggets beskrivning och inköpsställe som text, kostnaden exklusive moms och medarbetaren som utförare. Priset räknas fram enligt orderns prisbild, men blir aldrig lägre än kostnaden. På så sätt kan utlägget faktureras vidare till kunden tillsammans med ordern.

Raden blir intern, och faktureras alltså inte, om ordern inte längre går att ändra eller om ni bara räknar materialkostnad från leverantörsfakturor. Om ingen artikel för utlägg är vald skapas ingen orderrad. Om utlägget avslås eller återställs tas orderraden bort.

Här beskrivs hur godkända utlägg bokförs, exporteras till ekonomisystemet och betalas ut till medarbetaren via lön eller som direktbetalning.

Skapa bokföringsverifikat

1. Gå till Fler funktioner > Utlägg och välj snabbfiltret Godkända för bokföring.
2. Markera de utlägg som ska bokföras.
3. Välj Skapa bokföringsverifikat i markeringsmenyn.
4. Välj verifikatdatum och kryssa i Exportera till ekonomisystem om verifikaten ska skickas direkt.
5. Starta. Verifikaten skapas ett i taget i datumordning, och utläggen får status Verifikat skapat.

Verifikatet innehåller:

• kostnadsrader och momsrader enligt konteringen, med order och projekt
• eventuell öresavrundning på avrundningskontot
• en motrad på kontot för skuld vid utlägg, eller på balanskontot för friskvård om utlägget är friskvård.

Kvittobilden kopieras till verifikatet. För måltider bifogas även deltagarlistan. Om utlägget är i utländsk valuta räknas beloppen om till kronor med utläggets valutakurs.

Utlägg som betalats med företagskort kan bara exporteras till ekonomisystemet om inställningen Export av utlägg med företagskort till ekonomisystem är påslagen. Kontrollera i så fall att samma transaktioner inte också kommer in via bankimporten, så att de inte bokförs dubbelt.

Om utläggen redan har bokförts på annat sätt kan du markera dem och välja Markera som manuellt bokförd. Då skapas inget verifikat i SDF.

Ladda upp kvittobild

Om ni har en integration mot ett ekonomisystem som tar emot kvittobilder kan du markera utlägg och välja Ladda upp kvittobild. Kvittot skickas då till ekonomisystemets arkiv, och kolumnen Kvittobild exporterad bockas i.

Betala ut via lön

Egna utlägg som inte ska direktbetalas betalas ut via lönen.

1. Välj snabbfiltret Godkända för löneexport.
2. Markera utläggen och välj Ladda ner lönefil.
3. Välj filial. Filialens löneintegration visas.
4. Klicka på Ladda ner lönefil, eller på Exportera om ni använder en lönekoppling.

Bara utlägg med status Verifikat skapat tas med, och alla måste tillhöra samma filial. När filen skapas markeras utläggen som Exporterad via lön och får status Klart.

Direktbetalning

Egna utlägg kan i stället betalas ut direkt till medarbetaren, till exempel via bank. En användare med behörigheten Ändra alla väljer Direktbetalning under Utbetalning på utlägget.

1. Välj snabbfiltret Att direktbetala.
2. Betala ut beloppet till medarbetaren.
3. Markera utläggen och välj Markera som utbetald. Utläggen får status Klart.

Bara bokförda egna utlägg med direktbetalning kan markeras som utbetalda. Utlägg med företagskort ska inte betalas ut.

Här är de inställningar som behövs för att komma igång med utlägg: utläggstyper, attestmallar, konton, artiklar och företagskort.

Anpassningar

Under Inställningar > Anpassningar finns:

• Använd utlägg – slår på funktionen.
• Registrering av utlägg – lägger till ett granskningssteg mellan rapportering och attest.
• Valuta på utlägg – gör det möjligt att ange valuta och valutakurs på utlägg.
• Export av utlägg med företagskort till ekonomisystem – tillåter att utlägg betalda med företagskort exporteras till ekonomisystemet.
• Standardattestmall utlägg – attestmallen som används när utlägget inte har någon egen. Anges per filial.
• Artikel för utlägg – artikeln som används för orderraden när ett utlägg godkänns. Anges per filial. Artikeln måste vara aktiv och ha en löneart.
• Artikel för friskvård – används i stället för artikeln för utlägg när utlägget är friskvård.
• Konton – här anger du per filial Skuld vid utlägg, Balankonto friskvård och Avrundning. Avrundningskontot används för öresavrundning på utlägg.
• Verifikattyper – här väljer du vilken verifikattyp utläggsverifikat ska få.

Utläggstyper

Utläggstyperna är konteringsmallar som är markerade för utlägg. Gå till Inställningar > Konteringsmallar, öppna eller skapa en mall och kryssa i Utlägg. Välj sedan typ:

• Utlägg – vanliga utlägg. Om mallen har två rader med olika momssatser, till exempel hotell med 12 % moms och parkering med 25 % moms, fördelas beloppet automatiskt mellan raderna utifrån totalbelopp och moms.
• Måltid – representation med deltagarlista och automatisk beräkning av avdragsgill moms.
• Friskvård – bokförs mot balanskontot för friskvård. Medarbetarens återstående friskvårdsbidrag visas på utlägget och på Min översikt.

Attestmallar

Attestflödet sätts upp under Inställningar > Attestmallar. Där kan attestanter styras av roller, till exempel medarbetarens arbetsledare eller ansvarig, projektansvarig eller inköpsansvarig på ordern, samt av belopp. Välj mallen som Standardattestmall utlägg under Anpassningar. Den som har behörigheten Ändra alla kan byta attestmall på ett enskilt utlägg under Fler uppgifter medan utlägget har status Rapporterat.

Företagskort

Om en medarbetare har ett företagskort kryssar du i Företagskort på den anställde. Medarbetaren kan då välja om ett köp är ett eget utlägg eller gjort med företagskort. Utlägg med företagskort betalas inte ut till medarbetaren.

Importera utlägg från Pleo

Om ni använder Pleo kan utläggen importeras via en integration under Inställningar > Integrationer. Med Importera utlägg förhandsgranskar du vilka utlägg som kan importeras. För varje utlägg måste det finnas en matchande anställd, ett konto och en order. Kryssa i Markera som exporterade i utläggssystemet om utläggen ska markeras som hanterade i Pleo.