Utlägg

Med utläggsfunktionen i SDF kan anställda registrera egna inköp och utlägg som sedan genomgår ett attestflöde och bokförs via ett automatiskt skapat verifikat. Hela processen – från registrering till bokföring – hanteras i SDF.

Förberedelser

För att du ska få en så bra start som möjligt med utlägg är det några förberedelser som behöver göras.

• Ange artikel som ska användas när orderrad skapas. Artikeln skall vara av typen Resurs och ha löneart Utlägg.
• Ange standard attestmall för utlägg.
• Ange verifikatserie för utläggsverifikaten som skapas i ekonomisystemet, exempelvis "UTL".
• Ange standard betaltyp, dvs om utbetalning oftast sker via lön eller direktbetalning.
• Ange skuldkonto för utlägg i kundinställningarna – typiskt konto 2820 (Upplupna löner). Detta konto används som motkonto i verifikatet.

Konteringsmallar blir utläggstyper

Konteringsmallar används som utläggstyper som den anställde kan välja bland när de skapar utlägget, exempelvis Intern representation, Inköp av drivmedel eller Inköp av kontorsmaterial.

1. Skapa de konteringsmallar ni vill använda som utläggstyper.
2. Markera konteringsmallen som Utlägg.
3. Om det gäller representation ska ni även markera konteringsmallen som Måltid.

Var finns utläggsfunktionen

Det finns flera sätt att komma åt utläggsfunktionen:

• Min tid – användare rapporterar utlägg och har en översikt över rapporterade utlägg.
• Direkt via order – praktiskt om man snabbt vill ha in exempelvis materialkostnad på ordern.
• Fler funktioner > Utlägg – admin hanterar utlägg härifrån.

Arbetsflöde

1. Användare laddar upp ett eller flera kvitton tillsammans med en beskrivning. Order anges alltid, antingen en arbetsorder eller användarens internorder.
2. SDF:s automatiska tolk läser av inköpsställe, belopp, momsbelopp och dricks från kvittot. Datum tolkas inte automatiskt utan sätts till dagens datum av bokföringsskäl.
3. Användare fyller i övrig information, exempelvis deltagare om utlägget gäller representation, och Rapporterar sedan.
4. Admin granskar konteringen och Registrerar utlägget. (Valfritt steg som aktiveras via inställningar. Utan det hoppar utlägget direkt till attest.)
5. Utlägget attesteras enligt attestflöde.
6. När utlägget är slutattesterat skapas en orderrad på vald order.
7. Admin exporterar utläggsverifikat till ekonomisystemet.** Momsen hanteras automatiskt i verifikatet – separata momsrader skapas baserat på momssats.
8. Admin exporterar utlägget till lönesystemet** för utbetalning. Eller gör en direktbetalning via banken och klarmarkerar utlägget i SDF. Vid direktbetalning behöver verifikatet för utbetalningen skapas manuellt i ekonomisystemet.

** Kontrollera med oss om ditt ekonomisystem och lönesystem stöds.

Måltider och representation

Om utlägget avser en måltid eller representation ska deltagare registreras på utlägget. För varje deltagare anges namn och företag. Minst en deltagare krävs och samtliga deltagare måste ha ett angivet företag för att utlägget ska kunna rapporteras.

SDF hanterar moms för mat och dryck automatiskt. Alkohol bokförs med 25 % moms och övrig mat och dryck med 12 % moms. Dricks kan läggas på en separat rad.

Om utlägget gäller en måltid bifogas automatiskt en PDF med deltagarlistan till verifikatet.

Statusar för ett utlägg

Ett utlägg kan befinna sig i följande statusar:

• Skapad – utlägget är registrerat men ännu inte rapporterat
• Rapporterad – utlägget är inskickat och väntar på attest
• Registrerad – administratören har bekräftat att utlägget är mottaget (valfritt steg beroende på inställning)
• Attesterad – alla attestanter har attesterat utlägget
• Verifikat skapat – ett bokföringsverifikat har genererats
• Klar – utlägget är helt behandlat
• Borttagen – utlägget är raderat

Verifikatskapande

När utlägget är attesterat skapar SDF automatiskt ett bokföringsverifikat. Verifikatet innehåller:

• Ett verifikathuvud med den anställdes uppgifter, datum och verifikatserie (ställs in under Inställningar > Anpassningar)
• Verifikatrader för varje konteringsrad på utlägget, med konto, belopp och momssats. Separata momsrader skapas automatiskt baserat på momssats.
• En motkontrad mot skuldkontot som är inställt för utlägg – typiskt konto 2820 (Upplupna löner)

Alla verifikat finns samlade under Fler funktioner > Bokföringsverifikat och kan därifrån exporteras till ekonomisystemet.

Betalning av utlägget

Hur utlägget betalas ut till den anställde beror på inställningen för utlägget:

• Via lön – beloppet läggs automatiskt på den anställdes nästa löneutbetalning via lönefilen
• Direktbetalning – utlägget markeras för manuell utbetalning utanför lönekörningen. Vid direktbetalning behöver verifikatet för utbetalningen skapas manuellt i ekonomisystemet.

Tips

• Bifoga alltid ett kvitto som bilaga för att underlätta granskning och bokföring.
• Kontrollera att arbetsordern är öppen innan du rapporterar – utlägg mot stängda arbetsorder kan inte rapporteras.
• Konteringsradernas belopp måste summera till exakt totalbeloppet, annars blockeras rapporteringen.