Kom igång

Ett avtal kan ha två olika funktioner beroende på hur avtalssumman faktureras – antingen via ett fast besök eller direkt från avtalet.

• Fakturering via fast besök: I detta fall används avtalet som en dimension, inklusive avtalstext och indexuppräkning.
• Direkt fakturering från avtalet: Här finns fler aspekter att ta hänsyn till.

Skapa ett nytt avtal

Ett nytt avtal kan skapas på två sätt:

1. Via "Skapa"-knappen i avtalslistan.
2. Från en offert (läs mer om detta här).

Du hittar inställningarna för avtal under Inställningar > Anpassningar. Genom att söka på "Avtal" får du fram alternativ för standardfakturatyp, prisbild och under "Fält avtal" där du kan ange vilken information som ska inkluderas på faktureringsordern.

Du kan tex ställa in att avtalets namn ska läggas upp som en orderrad på faktureringsordern eller att avtalsraderna ska skapas per automatik.

Avtalstyp

Under Inställningar > Avtalstyper kan du skapa mallar med fördefinierade inställningar som automatiskt ärvs när nya avtal skapas.

Du kan även ange egen text som förs över till arbetsbeskrivningen på den order som genereras från avtalet. Det finns två typer av texter:

• Allmän text – visas alltid på ordern.

• Indexjusteringstext – visas endast om avtalsbeloppet har indexuppräknats vid ordergenereringen.

Avtalstext

Det finns två alternativ för avtalstext:

• Inbyggda mallar: UA2002, UA2008 eller UA2022. Dessa kan redigeras under Fler uppgifter, där det även finns relevanta checkrutor.
  
  
• Egna mallar: Skapa anpassade mallar under Inställningar > Avtalstyper, där värden hämtas från avtalet via taggar.
  
  

Period

Avtalsperioden som en fakturering omfattar baseras på något av följande datum, vilka väljs under Fler uppgifter inne på avtalet.

• Nästa fakturadatum
• Godkänt datum
• Avvikande periodstart

Exempel

• Dagens datum: 2024-01-03
• Fakturadatum 1: 2024-01-01
• Fakturadatum 2: 2024-07-01
• Godkänt datum: 2024-02-01
• Avvikande periodstart: 2023-12-01

Period Godkänt datum: 2024-02-01 till 2024-07-31
Period Avvikande periodstart: 2023-12-01 till 2023-05-31
Period Fakturadatum: 2024-01-01 till 2024-06-30

Om fakturering sker i efterskott kan perioden justeras i inställningarna under Fler uppgifter.



Det går också via de generella avtalsinställningarna (Period till orderrad) att få med perioden som en textrad på faktureringsordern.

Summor

Inne på avtalet finns en tabell som visar de summor som är valda att visas på avtalet.

Som standard visas endast en rad, men fler kan läggas till via Fler uppgifter.

Det är också möjligt att lägga till artiklar från artikelregistret med plus-knappen. Om avtalet redan är aktivt och ett tillägg behövs, kan detta göras via de tre stående prickarna och alternativet "Utöka avtalet".

För varje artikelrad kan Startdatum och Slutdatum anges. Dessa datum gör det möjligt att filtrera poster som Aktiva eller Utlöpta.

Om artikelraderna ska följa med till ordern måste den generella inställningen "Avtalsrader till orderrad" vara ikryssad.

Godkänn avtalet
 

För att godkänna avtalet, klicka på "Godkänn" uppe till höger inne på avtalet. I dialogrutan som öppnas fylls följande information i:

• Datum för godkännandet.
• Beställare.
• Beställningsnummer.

Fälten Beställare och Beställningsnummer kan redigeras i efterhand under Fler uppgifter.

När avtalet har godkänts öppnas ytterligare en ruta där du anger:

• Startdatum för fakturering.
• Faktureringsintervall (hur ofta fakturering ska ske).
• Procentandel av avtalssumman som ska faktureras vid varje tillfälle.

I exemplet ovan sker två faktureringar per 12 månader (var 6:e månad):

• Första fakturan täcker 70 % av avtalssumman.
• Andra fakturan täcker resterande 30 %.

Om månadsfakturering används, visas 12 rutor där varje ruta motsvarar en månads fakturering.

För att redigera fakturadatumen i efterhand, klicka på de tre stående prickarna uppe till höger inne på avtalet och välj "Fakturadatum".

Skapa order för fakturering

Det finns två sätt att skapa en order från ett avtal:

1. Från ett enskilt avtal

   • Gå in på avtalet.
   • Klicka på de tre prickarna uppe till höger.
   • Välj ”Skapa fakturaorder”.
   • En order skapas endast för det specifika avtalet.

2. Från avtalslistan

   • Gå till Avtalslistan.
   • Klicka på de tre prickarna uppe till höger.
   • Välj ”Skapa order från avtal”.
   • Order skapas för alla avtal med ett ”Nästa fakturadatum” som är före eller samma som det angivna ”Datum att fakturera”.