Skapa nytt protokoll

Protokoll används för att dokumentera en arbetsorder. Det kan vara allt från att dokumentera arbetsmiljön på arbetsplatsen till driftvärden på ett aggregat.

Ett protokoll består av rubriker och checkpunkter. Dessa har olika inställningsmöjligheter för att den ska passa ditt användningsområde på bästa sätt.

Det finns flera branchanpassade protokoll inbyggt i SDF. Sedan finns det även möjlighet att bygga egna protokoll. Då gör du på följande sätt.

Börja med att gå till Inställningar / Protokoll och tryck på skapa uppe till höger.

Här fyller du i namn och trycker på skapa. Sedan fortsätter vi att bygga protokollet i nästa steg.

Efter att du skapat protokollet så visas själva protokollet.

Till vänster finns några alternativ, de används för att ställa in följande:

Namn: Protokollets namn, visas även som rubrik på rapporten
Nummer: Ett nummer för att identifiera protokollet
Intern referens: Om du har en kvalitetsmanual används detta numret för att identifiera vilken standard och revision protokollet är
Dölj ej tillämpliga: Om du valt ej att en punkt inte är tillämplig så visas de inte heller på rapporten
Visa två kolumner: Dela upp protokollet i 2 kolumner på rapporten. Punkterna kommer löpande efter varandra
Inkludera i samtliga checkpunkter: Går att välja att inkludera rapporten (standard) i en sammanställning som skickas till kund. I vissa fall skall protokollet endast visas som ett separat protokoll. T.ex. Kontroll av arbetsmiljön
Gäller anläggning: Om protokollet gäller hela anläggningen, annars gäller den ett aggregat istället
Ifylls innan order startas: Protokollet måste fyllas i innan man kan börja arbeta på arbetsordern
Kollapsbar: Om du har ett väldigt långt protokoll grupperas det när man fyller i per grupp
Använd signatur: Kunna fylla i signatur på protokollet
Gäller aggregat: Om protokollet gäller aggregat
Obligatorisk status: Styr innan vilken status som protokollet skall vara ifyllt, ofta är det innan orden kan åtgärdas
Kategori: Visas när man väljer in protokollet till en order, kategorierna ställs in under Inställningar / Kategorier. Tips! Välj en färg på kategorin också, så blir det tydligare
Aktiv: Om det inte är aktivt går det inte att välja till order, men historiska protokoll finns kvar
Publik: Om det skall inkluderas till kund när man skickar dokumentation under order

Under fler uppgifter finns möjlighet att fylla i egna bedömningar.

Lägga till punkter

Nu är nästa steg att lägga till en ny punkt till protokollet. Tryck på plusset ovanför punkterna.
När du skapat punkten trycker du på skapa. Om du skall fylla i flera samtidigt kan det vara bra att bocka i "Skapa flera".

Beroende på vilken typ av punkt visas olika inställningar. Det finns följande typer:

Rubrik

Skall alltid vara som första punkt, grupperar underliggande checkpunkter
I fältet rubrik fyller du i rubriken för kommande checkpunkter, t.ex. "Driftvärden"
Det finns möjlighet att välja antal kolumner. Det beskrivs längre ner i artikeln.

Checkpunkt

Där själva kontrollen sker, det kan vara en temperatur, ett tryck eller kanske en bedömning om det är OK eller inte.
Du kan styra vilken typ av bedömning som checkpunkten har. De olika alternativen styr hur checkpunkten visas vid inmatning.

Bedömning: En rullgardinsmeny visas när man fyller i protokollet med bedömningar "Ej tillämplig/Skall åtgärdas/Bör åtgärdas/..."
Värde: Om punkten har ett värde man fyller i "5,67". När man valt värde kommer ytterligare några inställningar visas
- Enhet: Om värdet har en enhet, t.ex. °C om det är en temperatur
- Förvalda värden: Fyll i ett värde och tryck på enter för att lägga till nästa
- Antal kolumner: Beskrivs längre ner i artikeln
Anteckning: Om punkten har en anteckning man fyller i "Behöver städas, många julgranar i maskinrummet"

Länkad
Här kan du länka ihop ett befintligt protokoll, då hämtas punkterna från det protokollet när det väljs in till en order. Du kan alltså använda ett annat protokoll att utgå från och sedan lägga till punkter efter det. Kan vara bra om du har ett standardprotokoll, men kunden önskar att du utför ytterligare en kontroll för just den kunden. Då behöver du inte skriva om ett helt protokoll.

När du nu lagt till alla checkpunkter, så är du färdig med ditt protokoll och du kan välja in det på en arbetsorder.

Flera kolumner på checkpunkt

Om du har ett protokoll som ser ut på följande sätt går det att lägga upp med rubriker och kolumner. Då anger du på punkterna Däck, Tryck och Mönsterdjup att de skall ha 4 kolumner.